Laserfiche企业内容管理完整评测

30多年前，Laserfiche开创了企业内容管理的无纸化办公。如今，Laserfiche正在通过云端云、机器学习和人工智能进行创新；使80多个国家/地区的组织能够从基于纸张的业务转变为基于电子化的业务。

无论是哪个行业，Laserfiche都可以提高生产力、扩展业务并提供数字化优先的客户体验。无论您是从事政府、教育、金融服务还是制造业务，Laserfiche都能为您提供解决方案。

Laserfiche在全球各地的办事处拥有500多名员工，他们致力于实现公司的口号，即赋予客户权力并激励人们重新想象技术如何改变生活。
 

方案与价格

选择合适的 ECM 并非易事。必须考虑许多因素，包括每个方案提供的功能以及相应所要付出的价值。您需要的ECM方案类型取决于您的企业规模。Laserfiche提供了不同的方案和功能。这些方案和功能是否适合您和您的公司的要求主要具体取决于您拥有多少员工以及您具体需要哪些功能。

Laserfiche的可用方案包括：

• Laserfiche Cloud解决方案

Laserfiche Cloud是一种基于云端的技术，不需要本地服务器维护。

基于云的实现确保您的数据每天备份数次，这意味着在发生紧急情况时，您的数据将以强大的TLS 256位加密格式进行备份。

此外，使用入侵检测系统进行日常扫描可确保任何入侵者无法获取您的数据。

Laserfiche云有3套价格和功能升级的方案，包括：

 

• Laserfiche自助机解决方案

Laserfiche自主机解决方案是那些需要完全控制Laserfiche运行服务器的完美产品。

自主机意味着主机Laserfiche的服务器在您的控制之下，可以完全掌握服务器，包括服务器的安全性和管理。

还提供备份数据的自由时间选择，从而获得更大的灵活性。在某些情况下，自主机解决方案是监管要求而非奢侈品。

Laserfiche自主机方案包括：

 

Laserfiche的功能

ECM提供的功能可以改善企业的部门间沟通，通过简单的培训就可以完成对对信息的普遍访问。

该界面以各种形式节省了时间、精力和金钱，包括花在搜索文件上的时间以及印文件的金钱等。而这些时间和金钱可以用在更好的，对公司更有利的事情上。

此外，软件的可扩展性意味着随着企业的发展，软件可以满足需求，也可以包括适用于更多的部门。

通过把合适的工具和信息交到合适的人手中，会有助于提高运营效率。在本节中，我们将进一步深入了解Laserfiche提供的功能，并解释它们的作用、如何从中受益以及哪些方案包含哪些功能。
 

1. 文件管理

除了经常需要的功能之外，高级搜索可以包括或排除一系列广泛的属性，从而实现轻松的内容检索，与文档的纸质版检索相比，只需几秒钟。

版本历史：存储以前版本的文档。这允许用户在发现自己需要检索丢失的内容时回溯到以前的版本。

注释：与其他用户同时合作和编辑Microsoft 365内容。这允许集中式电子表格，整个团队可以在其中实时监控进度和进行修改。

对Microsoft 365内容的同时编辑允许在所选文档的图像和文本中添加可搜索的注释、标注、突出显示、戳记等，以提醒用户在文档中关注的位置和内容。

与外部用户直接共享文件：这允许用户通过组织内外的安全链接共享内容。直接文件共享允许安全、快速和高效的企业间通信。

可定制的元数据模板：这允许设置元数据模板，类似于关键字标记，可以轻松快速地搜索不同元标记下设置的内容，这些元标记可以自动填充以支持关键字搜索、文档分类等。

通过移动应用程序，离线同步访问和更新文件的方式，即使没有互联网连接依然可使用离线模式。通过公共门户发布文件为组织外的用户提供了一个用户友好的公共门户网站，使他们能够以只读的权限访问文档。
 

2. 过程自动化
 

工作流自动化允许根据预设规则自动处理文档和内容，从而减少浪费在纸张上的时间。

除了确保彻底遵守业务规范外，工作流自动化还包括将内容自动分发到适当的人员。

Laserfiche提供的一些有关过程自动化的功能包括：

• 无代码流程设计器：使用嵌入代码中的预制拖放形状来自动化流程，类似于流程图的工作方式。
  这有助于电子邮件警报、文档路由、审批等。可以定制这些流程以将第三方作为自动化解决方案的一部分。
   
• 规则管理：集中定义可重复的决策逻辑、公式、脚本等，这些可以定义一次并在相关的多个流程中重复使用。
   
• 任务管理：这允许向个人和团队添加任务，使所有员工保持正常工作以确保更高的生产力。可以为任务分配优先级和截止日期。
   
• 报告：Laserfiche流程自动化可以为用户提供接收多种形式报告，包括存在不足和瓶颈工作流堵塞的地方，以便更好地制定未来的战略和规划。可以自定义报告以包含不同形式的数据。
   

3. 内容捕获

处理任何内容的第一步是获取内容；因此，在处理Laserfiche捕获解决方案时，用户可以使用多种灵活的选项来获取内容。

Laserfiche内容捕获解决方案的方法包括：

• 拖放：捕获数据最简单最基本的方法是简单地拖放到界面中，将数据存储在具体的地方中。
   

 

• Laserfiche SnapShot：这是一个虚拟打印机；把非图像的电子文档创建成图像文件，就像打印机创建纸质版的文档的图像一样。
   

 

• Laserfiche导入助手：在Laserfiche存储库中提供简单的内容导入和管理。
  企业不断产生大量的文档，无论内容来源如何，这些文档都必须随时可访问。这些文档来自不同的来源和设备。导入助手The Import Agent消除了错误归档文件和错误索引的风险。
   
• Laserfiche Quick Fields: 是一款具有自动化功能的扫描仪。它能够扫描纸质版和数字文档，并自动执行许多功能，包括元数据输入、图像和文本增强、对文档进行分类以及从条形码中提取信息。
   
• Laserfiche应用程序：适用于iOS的Apple商店、Android的Google商店和Microsoft商店。
  Laserfiche应用程序。将移动摄像机集成为输入设备，以捕获图像并直接上载图像，以及有关拍摄照片的时间（日期和时间）和地点（GPS协调）的元数据信息。
   
• 智能发票捕获：使用机器学习算法从发票中捕获和存储相关信息，包括采购订单编号、发票编号、总成本和日期。这可以节省时间并减少工作量。
  
   

 4. 电子表格

使用电子表格巩固了从纸质表格到数字表格的差异。这个优点是工作流的流动性。通过自动提交、路由和评论，可以更轻松地以集中方式处理数字表单。

更重要的是，可以更准确地跟踪进度和任务，从而可以进行报告和绩效审查。您可以选择不同的模板以适应您的企业风格。如果您想自定义自己的表单，可以使用CSS/JavaScript进行自定义。

Laserfiche允许与公共用户安全地共享电子表格。
 

5. 集成与集成工具

Laserfiche允许用户集成多个API，将它们纳入系统的一部分，从而充当在一个地方收集数据的多个不同应用程序之间的连接纽带。

最重要的集成CRM APIs包括Microsoft 365、Redtail、Microsoft Dynamics 365、Salesforce、DocuSign、Ellucian Banner、SAP等等。

关于第三方集成API，在撰写本文时，Laserfiche拥有120多个API。
 

6. 规范化

在处理与公司相关的信息时，安全至关重要。作为顶级EMC解决方案，Laserfiche提供规范化解决方案，确保敏感数据得到跟踪和审计，某些信息受到限制，并且所有存储的信息都保持加密状态。

Laserfiche合规解决方案的其他功能包括：

• 编辑：提供限制某些人访问文档或仅允许某些人访问的功能。
   
• 审计跟踪和水印追踪：提供活动追踪数据日志、谁做的以及执行活动的时间。此外，导出的文档中会添加用户特定的水印。
  高级订阅提供高级审计追踪，为用户提供更多信息，包括尝试更改访问权限、设置和密码。
   
• 截止功能：Laserfiche提供多种方式让用户可以限制信息的访问和编辑，包括法律保留，它保留所有形式的相关信息并停止保留策略，以避免在可能发生诉讼时篡改证据或意外删除。
  
  严格合规模式WORM（编写一次多次读取）是另一个设置自动截止标准（包括定管理计划、保留和指令）的示例。此外，用户可以在需要时创建关于管理和处置计划的报告。
   

7. 管理与安全

在安全方面，Laserfiche使用TLS安全确保对等点之间的安全连接，这在两个用户之间创建了一个安全隧道，并使用 256 位加密对数据进行加密，只能使用接收方拥有的密钥解密。

试图破解 256 位加密密钥需要 2^256 种不同的组合，如果使用现代最先进的超级计算机，则需要 40 多年才能解密一条消息。

在管理上，Laserfiche允许配置授权和访问权限。结合前面讨论的综合审计报告，一个安全且受控的环境诞生了，管理员可以在其中设置谁可以访问哪些文件的规则。

基于云的入侵检测系统还通过检测试图窃取数据的组织和个人来增加安全性。

漏洞扫描持续扫描和监控可能的威胁。如前所述，管理员可以使用编辑来保护特定信息的机密性。
 

8. 可扩展性

Laserfiche使用多层架构构建，简化了可扩展性。Laserfiche针对基于Windows的MS-SQL数据库进行了优化。硬件方面的灵活性允许公司使用最适合其需求的任何存储设备扩展存储库，包括基于云的选项。

 

综合解决方案

 

Laserfiche提供综合解决方案，可以更好地针对某些企业和公司进行修改。Laserfiche的综合解决方案包括：
 

1. 医疗保险

Laserfiche可为用户提供的解决方案包括医疗保健解决方案。

在医疗保健环境中，评估患者时需要许多不同类型的数据，包括查看患者的病史、实验室、通过PAC进行的影像学研究、心电图条纹、随访记录等等。这些都是医学日常工作的一部分。

与集成的数字化记录相比，处理纸质记录已过时、比较耗时而且安全性较低。Laserfiche的数字化记录符合HIPAA标准，确保患者隐私。

将Laserfiche纳入医院环境的一个例子是蒙哥马利县医院区。
 

2. 教育行业

在教育方面，可以进行两个主要细分。一个是高等教育和大学，另一个是学前教育至高中教育和基础教育。

Laserfiche帮助您的企业从纸质环境转变为数字化环境，从而节省空间和时间并提高效率。此外，Laserfiche可以与许多流行的CRM、ERP和SIS应用程序集成。

通常集成到教育解决方案中的一个流行示例是Ellucian Ethos系统集成，它通过允许在Laserfiche和Banner SIS之间顺利交换学生数据和课程信息来自动化和支持学生注册表格的使用。

如果这些选项都不适合您，并且您发现您的企业可能会更适合自定义方案，那么Laserfiche的软件开发工具包(SDK)可以帮助您定制工具来实现您的目标。

在高等教育满意使用Laserfiche的企业的一个例子是香港城市大学。使用Laserfiche，他们解决了有关人力资源管理和财务的问题，帮助他们进一步发展。

默瑟岛学区Mercer Island School District是基础教育学校的一个例子，它也试用此系统获得了很多好处，可以作为案例研究。
 

3. 政府行业解决方案

政府处理的登记处包括数千甚至数百万公民。在考虑负责处理这些数据的人员数量时，转向无纸化解决方案、节省空间、时间和资源的决定听起来很直观。

以马恩岛中央登记处为例，它开始在线提供公民服务，缓解了工作流程的瓶颈和堵塞，并帮助简化了内部流程，提高了工作效率。

政府解决方案细分为州和地方政府解决方案和联邦政府解决方案。每个解决方案都有更好的定制工具，以更好地适应功能。
 

4. 金融服务

在金融服务中，无论是保险公司、银行、财富管理还是经纪自营商，规范化都变得轻而易举。

使用Laserfiche，工作可以更加结构化，工作人员能力规划变得更加清晰，并且通过有效地捕获和分发所有数据来解决处理文档时的多个人为错误，例如处理客户发送的邮件。

银行取得巨大成功并改善其工作和利润的一个例子是南非标准银行集团。

Laserfiche使他们能够轻松地扩展业务，而无需突然增加劳动力，从而节省了人力资源并增加了商机。
 

5. 制造业解决方案

制造业解决方案可以轻松组织有关生产和发票的数据，创建图表以监控活动、成本、订单等。通过DoD认证的记录结构存档，存储的数据保持井然有序且安全。

使用Laserfiche发展壮大的制造公司的一个例子是加纳国家石油公司。Laserfiche优化了他们的流程和分散的文档，创建了适当的数据流。

通过使用Laserfiche有组织的存储库，他们将访问内容和信息所需的时间从一个月减少到一分钟内。

 

用户体验

 

再好的程序，如果不能使用，就被认为是过时的。在使用简单性和高级功能之间找到完美的平衡，才能提供非常色的用户体验。

在用户体验方面，我们研究：

1. 易于试用

根据用户的评论，使用Laserfiche对大多数用户来说简单直观。具有IT专业知识的人员可以立即开始使用Laserfiche。其他IT经验较少的人需要长达一周的时间来习惯该软件。

将此数据与不同机构的报告进行比较，这些机构的员工由于不了解内部结构的情况就难以入职，因此在入职过程中，从过去6周的时间到现在1周的时间差有所改善。

简单的用户界面使数据输入成为一项简单的工作，如果您的员工没有什么计算机经验，Laserfiche有多个认证课程供从基础到高级用户学习如何使用。

 

2. 客服支持

Laserfiche为用户提供多种形式的支持，以在出现问题时立即解决。第一种技术支持来自他们的知识库，里面有很多文章、教程和视频。

用户可以参加一些课程并获得证书，以确保他们学习了所需的材料以了解如何使用Laserfiche。其中包括捕获、记录管理、业务流程设计、管理、黄金和白金课程。

如果你发现自己在搜索他们的知识库后仍然无法找到解决问题的方法，那么你可以给他们发一封电子邮件，他们会在24小时内回复。您要是需要立即答复，他们业也提供电话支持。

 

3. 重要客户名单

 

书面报告是一回事；看到实际产品在运行是另一回事。用户可以申请使用Laserfiche30天的演示版。但是，我们发现研究不同公司和集成解决方案对产品的看法是一个对这个系统水平的重要标志。

Laserfiche的满意客户名单包括：

• Sky Telecommunications（2万5000 多名员工）
• Kensington Mortgages（500 多名员工）
• 马恩岛中央登记处（40 多名员工）
• Frisco ISD（9000 多名员工）
• 三井住友保险集团（1万多名员工）
• 奥克伍德大学（500多名员工）

列表并没有到此结束；还有更多的企业从使用Laserfiche中受益并能够进一步发展。

 

结论

Laserfiche是所有企业推荐的ECM产品，无论其规模大小。

尽管乍一看似乎很贵，但考虑到纸质版文件存储空间成本的降低、纸张成本以及员工在使用机器人流程自动化更有效地实现自动化的任务上浪费的时间等因素，进一步的计算会更加有效。

数字化和自动化流程让员工有更多时间专注于赚钱任务。将前面提到的所有因素加在一起可以降低成本并提高工作效率，从而转化为净收益。

Laserfiche提供多种功能，不仅确保更好的工作流、自动化和生产力，而且其他安全性也是解决的一个重要方面，通过数据的加密存储、管理员授权查看数据和不断的入侵检测扫描过程来解决。